Raptim is een organisatie met meerdere kantoren over de hele wereld die allemaal hun administratie doen in separate omgevingen binnen Navision. Voor de consolidatie werden periodiek alle administraties met Excel exports naar het hoofdkantoor gestuurd waar deze werden opgeschoond, eenduidig gemaakt en vervolgens samengevoegd om tot één volledige administratie te komen. Dit kostte veel werktijd, was erg foutgevoelig door de vele handmatige handelingen, kennis was extreem geconcentreerd bij enkele individuen in complexe spreadsheets en er was een dataveiligheid issue door alle grote Excel bestanden die rondgestuurd moesten worden.
Doordat het met Power BI mogelijk is om rechtstreekse koppelingen aan te leggen met álle administraties van Navision konden flinke stappen worden gemaakt. De verbinding met de verschillende administraties werd met OData gelegd. Hiervoor was het nodig dat een aantal instellingen open werden gezet. Dit had nog wat voeten in de aarde om uit te zoeken, maar na een paar dagen goed uitpluizen was het vervolgens relatief eenvoudig de verschillende landen aan elkaar te koppelen aangezien deze allemaal dezelfde indeling hebben. Om alles in de goede volgorde weer te geven was het nodig een rankingtabel aan te maken waarin duidelijk alle rekeningnummers gesorteerd worden op verschillende niveaus. Vervolgens is het in Power BI mogelijk deze indeling te gebruiken om een logische winst- en verliesrekening en balans te creëren.
Nu kunnen de administraties zeer snel na het afsluiten van de maand met een “druk op de knop” worden bijgewerkt waarna Power BI het consolidatiewerk op zich neemt en er een complete consolidatie klaarstaat. Ook is het nu eenvoudig mogelijk dwarsdoorsnedes en vergelijkingen te maken tussen sales afdelingen, kantoren, landen etc. De data is ook veel betrouwbaarder omdat alles wat in de bron wordt geboekt uiteindelijk één op één in Power BI terechtkomt. Zonder tussentijdse exports naar Excel en bewerkingen door lokale medewerkers of het hoofdkantoor. Het management heeft zo meer en sneller informatie tot haar beschikking en kan zo weloverwogene keuzes maken.
Een groot succes dus! Uiteindelijk is dit de basis geworden van een uitgebreide managementinformatiestructuur waar Raptim nog jaren op kan doorbouwen.
