Lean transitie bij de Technische Universiteit Eindhoven

Vanuit het managementteam van de Dienst Financiële en Economische Zaken (DFEZ 110+ medewerkers) van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) was al een aantal jaren, en op verschillende manier, geprobeerd de organisatie meer in beweging te krijgen.  De ambitie was om de organisatie zelfstandiger problemen te laten oplossen, projecten vaker succesvol te kunnen afronden, digitaler te laten werken en bovenal meer te verbinden. Dat laatste niet alleen onderling, maar juist ook met afdelingen binnen de TU/e die ze als dienst ondersteunen. Een complexe vraag omdat er na verschillende trajecten een verandermoeheid opgetreden was en manier van aanpak eerst binnen het MT ook onderling afgestemd moest worden.

De kern van een cultuurverandering te bewerkstellen op de LEAN/Agile manier is stap voor stap de organisatie meenemen in een traject met en langere horizon als een paar maanden. In dit geval zijn we het traject gestart met een 2-daagse Kick-off sessie, waarbij we met het MT gezamenlijk hebben gekeken naar haar ambitie, en samen de route om daar te komen vormgegeven hebben. Waarbij we continue kernwaarden als samenwerken, Bottom-input verkrijgen en stap voor stap continue voortuitgang boeken centraal te stelden. Van daaruit is het traject op zo’n manier vormgegeven dat:

1. De medewerkers allemaal een Yellow belt training hebben doorlopen, om ze kennis te laten maken met deze manier van werken, te laten zien er geïnvesteerd werd in hen , en om kennis op te halen over hun eigen ervaringen en problemen.
2. Deze inzichten zijn input geweest zijn voor het vervolg van het traject waarbij kleinschalige workshops werden georganiseerd om medewerkers zelf al (kleine) operationele problemen te laten oplossen.
3. Tijdens dit traject heeft het MT de tijd genomen om hierop te reflecteren; Wat zien we gebeuren in de organisatie en zijn er collega’s die we een vervolgtraject aan kunnen bieden?
4. Daarnaast hebben we zowel met het MT, aangevuld met TU/e collega’s, gezamenlijk gekeken welke projecten opgepakt moeten worden om verdere concrete resultaten te boeken.
5. Deze ruim 10 grotere projecten zijn opgepakt door medewerkers van de TU/e in Green en Black belt projecten, waarbij ze niet alleen effectief grotere casussen oploste, maar waarmee ze ook het praktijkdeel van hun opleiding afronden.
6. Door deze aanpak was de TU/e na ruim een jaar van intensieve begeleiding de TU/e zelfstandig in staat haar continue verbeter traject voort te zetten.