Privacy Statement

Wij verzamelen persoonsgegevens van:

• Bezoekers van onze website www.sparkeandkeane.nl (categorie A);

• Kandidaten voor werving & selectie opdrachten en werken bij Sparke & Keane (categorie B);

• ZZP-ers en ingeleende krachten van collega-bureaus (categorie B);

• Medewerkers van leveranciers (categorie B);

• Deelnemers van events, trainingen en opleidingen van Sparke & Keane (categorie B);

• Zakelijke relaties (categorie C).

Als je onze websites bezoekt verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website gebruikt (cookies). Deze informatie helpt ons om de websites te verbeteren zodat het gebruiksgemak toeneemt en we jou zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. De eerste keer dat jij onze websites bezoek verschijnt er een melding waarin je wordt geattendeerd dat de website gebruik maakt van cookies. Schrijf jij je in voor een event, training of opleiding via onze website, dan geef je expliciet toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn om de inschrijving te kunnen completeren ende door jou gewenste activiteit te kunnen uitvoeren.

In hoofdstuk 9 vind je meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, aan wie we informatie verstrekken en hoe lang we jouw informatie bewaren.

Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder detachering, werving & selectie, in- en doorleen van zzp-ers en medewerkers van collega bureaus, trainingen en opleidingen en events. Daarnaast voor de ondersteunende activiteiten waaronder persoonlijke ontwikkeling en loopbaanplanning van medewerkers, inzetplanning, verkoopadministratie en personeels- en salarisadministratie. We verwerken jouw persoonsgegevens (op grond van jouw toestemming) om:

• De overeenkomst en algemene voorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;

• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• Op grond van een gerechtvaardigd belang dat in overeenstemming is met of voortvloeit uit de doelen (zie hoofdstuk 9).

In hoofdstuk 9 vind je meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, aan wie we informatie verstrekken en hoe lang we jouw informatie bewaren.

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zakendoen i.v.m.:

1. Het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten;

2. Het onderhouden van een zakelijke relatie;

3. Het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst.

We verwerken jouw persoonsgegeven (op grond van jouw toestemming) om:

• De overeenkomst en algemene voorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;

• Te voldoen aan een wettelijke verplichting;

• Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de doelen (zie hoofdstuk 9).

In hoofdstuk 9 vind je meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, aan wie we informatie verstrekken en hoe lang we jouw informatie bewaren.

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens o.a. wanneer:

• Je onze websites bezoekt;

• Je jouw gegevens invult of achterlaat op onze websites;

• Je je inschrijft op ons kantoor of solliciteert door een e-mail te sturen;

• Je je op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om jou een dienst te verlenen.

Of indirect wanneer:

• Wij persoonlijke informatie ontvangen van door jou opgegeven referentie contactpersonen;

• Klanten waar je bent aangeboden of waar je via Sparke & Keane werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over jou met ons delen;

• Jouw werkgever persoonlijke informatie over jou met ons deelt omdat jij via een in- en doorleen constructie met ons bent verbonden of verbonden was (in dat geval hebben wij met jouw werkgever afgesproken dat deze jou informeert en verwijst naar onze privacyverklaring);

• Wij jou hebben benaderd via social media om te bespreken of je interesse hebt om met ons in contact te zijn over onze dienstverlening. Indien je aangeeft geen interesse te hebben dan verwerken we alleen de relevante gegevens om te waarborgen dat je niet meer benaderd wordt.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) van ontvangers:

• Onderaannemers die diensten verlenen of opdrachten uitvoeren namens Sparke & Keane. Zij hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;

• Dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-, opleidings- en exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen, zakenpartners, advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties, IT-consultants die onze systemen onderhouden en autoleasemaatschappijen);

• Opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen of waar je via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor onze trainingen, opleidingen en events

• Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken (bijvoorbeeld voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus);

• Derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit;

• Pensioenfondsen en verzekeraars;

• Overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvrager) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis. Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd in hoofdstuk 9.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of opgeslagen buiten Nederland. Sparke & Keane heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Jouw persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meerdere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Wij zullen jouw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarvan de Europese Commissie van mening is dat jij daar een afdoende mate van bescherming hebt of waar Sparke & Keane passende veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de privacy van jouw gegevens te waarborgen.

Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;

• Rectificatie van je persoonsgegevens;

• Verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te vernietigen;

• Beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;

• Overdracht van je gegevens.

In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten vaststellen. Wij maken geen gebruik van een geautomatiseerde besluitvorming dat enkel is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Indien je vragen, opmerkingen, klachten of een (vermoeden) van datalek hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening en werkprocessen kunnen aanpassen of verbeteren. Je kunt dat doen door contact op te nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via info@sparkeandkeane.nl.

Je hebt het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Sparke & Keane met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

Sparke & Keane kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is te allen tijde in te zien op www.sparkeandkeane.nl. We raden je aan de privacyverklaring regelmatig na te lezen.

In dit hoofdstuk wordt gedetailleerd ingegaan op wat wij over jou verzamelen, waarom we dat doen en hoe lang we de gegevens bewaren. Dit hoofdstuk is daarmee een aanvulling op de bovenstaande hoofdstukken en is gestructureerd naar de categorien zoals omschreven in hoofdstuk 2.

Deze categorie betreft bezoekers van onze websites www.sparkeandkeane.nl.

Wij maken gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend.

Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Wij verzamelen persoonsgegevens van jou, om;

• te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken indien je daarvoor een formulier hebt ingevuld of
  gegevens hebt achtergelaten;

• Informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op
  jouw wensen en kwaliteiten;

• je te benaderen voor aanbiedingen, events en andere informatie die voor jou interessant kan zijn;

• om je e-mails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven of vacature-alerts, indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);

• jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren
  of je beter van dienst te kunnen zijn.

Wij bewaren jouw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De vereiste bewaartermijn bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Deze categorie betreft:

• Kandidaten voor werving & selectie opdrachten en werken bij Sparke & Keane;

• ZZP-ers en ingeleende krachten van collega-bureaus;

• Medewerkers van leveranciers;

• Deelnemers van events, trainingen en opleidingen van Sparke & Keane.

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen indien je deze hebt geplaatst op publieke middelen enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van deze privacyverklaring. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op het internet. Tip: check dit regelmatig en indien je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving;

• NAW -gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;

• Geboortedatum en -plaats, geslacht;

• Curriculum vitae, informatie over opleiding en werkervaring;

• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;

• Gegevens over beschikbaarheid en verlof;

• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;

• Pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.

Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland.

Wij zetten ons in voor een inclusieve arbeidsmarkt, waar iedereen die kan, mee mag doen. Gegevens zoals jouw geslacht vragen we op om met je te communiceren, gegevens over leeftijd om je in onze systemen te identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon).

Op het moment dat je voor Sparke & Keane kunt gaan werken, werkt of hebt gewerkt:

• Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;

• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;

• Daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van bepaalde functies gegevens in het kader van een pre-employment screening indien je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever;

• Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).

Wij leggen uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; gegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke godsdienst of levensovertuiging, genetische en biometrische gegevens, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder detachering, werving & selectie, in- en doorleen van zzp-ers en medewerkers van collega bureaus, trainingen en opleidingen en events. Daarnaast voor de ondersteunende activiteiten waaronder persoonlijke ontwikkeling en loopbaanplanning van Sparke & Keane'rs, inzetplanning, verkoopadministratie en personeels- en salarisadministratie. Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt om:

• Correct en duidelijk met je te communiceren;

• Je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers;

• Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);

• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;

• Onze dienstverlening te verbeteren; indien we voor trainingsdoeleinden bijvoorbeeld gesprekken opnemen, zullen we je daarvan tevoren over informeren;

• Jouw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is en bij de vacaturetekst is aangegeven);

• Inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie je mogelijk ingezet kunt worden of hoe we je kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;

• Je voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook door middel van geluid- en/of beeldmateriaal, in geval van video’s of foto’s: uitsluitend indien je deze op vrijwillige basis aan ons hebt of zijn verstrekt;

• Je zo goed mogelijk, volgens jouw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever, in te plannen;

• Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;

• De benodigde acties en administratie uit te voeren in geval wij eigenrisicodrager zijn;

• Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;

• Ten behoeve van bepaalde functies gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;

• Jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen;

• Jouw loopbaan te begeleiden;

• Voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;

• Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;

• Aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;

• Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met je zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en socialezekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk. Indien je nog niet voor Sparke & Keane hebt gewerkt of in een werving & selectie procedure voor een klant hebt gezeten, betekent dit dat jouw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) beschikbaar blijven tot vijf jaar na het laatste contact. Indien je wenst dat wij jouw bemiddelingsgegevens eerder verwijderen, kun je dit doorgeven aan jouw contactpersoon die er dan voor zorgt dat deze gegevens verwijderd worden. Indien je wel voor Sparke & Keane hebt gewerkt (als werknemer of inleen – doorleen kracht) dan blijven persoonsgegevens eveneens vijf jaar beschikbaar na einde dienstverband/samenwerking. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Sparke & Keane.

Deze categorie betreft zakelijk relaties van Sparke & Keane. Dit betreft personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen i.v.m.:

1. Het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten;

2. Het onderhouden van een zakelijke relatie;

3. Het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou;

• Naam en contactgegevens;

• Functie;

• Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt;

• Gegevens om een goede relatie met je kunnen onderhouden;

• Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om:

• De overeenkomst met je te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;

• Met je te kunnen communiceren;

• Een goede zakelijke relatie met je te onderhouden, om:

  • Je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;

  • Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor je interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in).

• Om te kunnen factureren;

• Om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;

• Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);

• Je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;

• Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in);

• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn;

• Onze dienstverlening te verbeteren.

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.