Verschillen in de nacalculatie. Het is één van de grootste issues binnen de industrie. Voor financieel managers en business controllers is dit een lastig probleem want: hoe krijg je grip? Wanneer je mogelijk opdrachten misloopt door verkeerde berekeningen is de urgentie om te veranderen hoog. En dat is een flinke uitdaging bij complexe bedrijfsprocessen met verschillende stakeholders.
Waar begin je en hoe pak je het aan?
Peter Kessels, Business Controller bij GEA Food Solutions, ging voor de Lean Black Belt training bij Sparke & Keane en creëerde een succesvol veranderingsproces vanuit een gezamenlijk belang waarin alle stakeholders soepel meebewogen.
Wat was precies het probleem?
GEA Food Solutions produceert machines, standaardproductie én maatwerk, voor de vleesverwerkende industrie. Het bedrijf kampte met een probleem: regelmatig waren er verschillen tussen voor- en nacalculatie waardoor er naast negatieve marges ook het risico bestond dat ze een te hoge prijs noteerden bij potentiële opdrachtgevers en hierdoor grote opdrachten misliepen. Doordat er geen concrete oplossingen voor handen waren, grepen de vele belanghebbenden op zowel Operationeel als Senior Niveau telkens incidenteel in. Dit gaf veel reuring en leidde tot complexe besluitvorming.
Waarom Lean?
De aard van het probleem gaf aan dat de antwoorden op de werkvloer lagen. Peter realiseerde zich dat de Lean technieken, die gericht zijn op het verminderen van fouten, hier zeer geschikt waren. Om de verschillen in de voor- en nacalculaties te verkleinen, wilde hij met de Lean ‘toolbox’ bottom-up zoveel mogelijk inzichten ophalen over root causes, frustraties en procesoverzichten. Om deze vervolgens te combineren met statistische feiten zodat hij de discussie objectief kon leiden en het bedrijf tot echte oplossingen kon komen. Het Senior Management van GEA steunde zijn initiatief. Als Black Belt projectleider zette Peter de Lean werkwijze in voor deze onoverzichtelijke situatie waarbij hij praktisch begeleid werd door Bart Kemp van Sparke & Keane.
Eerst draagvlak creëren, dan inzichtelijk maken
Peter startte met een analyse van de stakeholders en verdeelde de rollen. Juist bij een hoge prioriteit en verschillende belanghebbenden is het belangrijk dat een project veel draagvlak heeft. Om de feiten en gevolgen indiscutabel inzichtelijk te maken gebruikte Peter statistische tools.
Besparing: minimaal half miljoen per jaar
Peter: “Het Lean project leverde sterke verbeteringen in de voor- en nacalculatie op. Met als bijkomend effect dat het draagvlak drastisch vergroot is waardoor alle betrokkenen meer vertrouwen hebben in de organisatie én in de calculaties. De potentie van de procesverbeteringen is minimaal een half miljoen euro op jaarbasis. Dus we laten het niet meer los!”
